É a informação
registrada, independente da forma ou do suporte,
produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma
instituição ou pessoa, dotada de organicidade, que
possui elementos constitutivos suficientes para servir
de prova dessas atividades. Tais elementos são:
Suporte:
base física do documento;
Forma:
textual, gráfico, sonoro; cor, tamanho e tipo de letra,
data, local, assinatura, destinatário, logomarca, selo,
carimbo e outros;
Anotações:
urgente, arquive-se, ciente e outros;
Contexto:
jurídico-administrativo: leis, normas, regimentos,
regulamentos, estrutura organizacional, etc. relativos à
instituição criadora do documento.
Documentário: regras de workflow, código de
classificação, temporalidade, assunto e outros.
No caso dos
documentos eletrônicos, acrescentem-se outros elementos
tais como:
Forma: links,
nome do originador (e-mail), assinatura digital,
certificado da assinatura digital e outros.
Anotações: data,
hora e local da transmissão; indicação de anexos e
outros.
Contexto:
contexto tecnológico (hardware e software).
Classifique e arquive seus documentos ativos por assunto
e acondicione, de preferência em pastas suspensas, que facilitam a
localização e o acesso ao material. Identifique o assunto principal da
pasta de acordo com que está arquivando e coloque-as em ordem
alfabética. Dentro das pastas, separe os documentos por sub-assunto e
período, utilizando divisórias de cartolina.
Recomendações para conservação de fotografias e negativos: Não use grampos ou clipes em fotografias ou negativos;
Não escreva em fotografas com caneta ou tinta de qualquer espécie. Use somente lápis macio (6B) e de preferência anote no verso apenas o número (código) para catalogação;
Não use fita adesiva, etiqueta auto-adesiva ou cola diretamente sobre as fotografias e filmes (frente e verso);
Não toque diretamente nas fotografias e negativos, ultilize luvas
Evite
danos ao papel utilizando fixadores plásticos no arquivamento
dos documentos. Fixadores de metal provocam manchas de ferrugem não
removíveis no papel.
O
controle contra insetos em Arquivos deve ser realizado mediante limpezas e
desinsetizações periódicas e uso preferencialmente de estantes de
aço.
Para
maior durabilidade, fitas de vídeo, disquetes e outros meios eletrônicos
devem ser mantidos longe de campos eletromagnéticos (computadores,
aparelhos de som, TV, etc.) e livres de poeira, umidade e temperaturas
altas.
Preserve os seus documentos tomando alguns cuidados
básicos
durante a sua consulta:
Sempre manuseie documentos com as mãos limpas livres
de sujeira e gorduras.
Não umedeça o dedo com a saliva para virar as páginas
de um documento/livro. Ela afeta a sua saúde e pode
provocar o desenvolvimento de microorganismos na
documentação.
Não dobre o canto da folha para marcar páginas. Esta
dobra, no futuro, poderá causar o rompimento do papel.
Utilize marcadores de livro em papel livre de acidez.
Dicas
de Organização
Controle a
temporalidade de guarda dos documentos: Elabore a Tabela de
Temporalidade Documental definindo o prazo de guarda legal para os
documentos com base na legislação vigente e nas particularidades da
Instituição, possibilitando a adoção de critérios para guarda e
descarte dos documentos, maior confiabilidade em ações de expurgo,
redução de custos operacionais, racionalização de espaço físico,
materiais e recursos humanos.
Identificação de documento
arquivístico eletrônico original:
Primeiro documento completo
e efetivo. Para um documento ser original, ele deve ser completo, isto
é, sua forma deve ser aquela pretendida pelo seu autor e/ou pelo
sistema jurídico; primitivo, isto é, deve ser o primeiro a ser
produzido de forma completa; e efetivo, isto é, deve ser capaz de
alcançar os efeitos para os quais foi produzido.
No ambiente eletrônico a
qualidade de original é dada de acordo com a rota do documento dentro
do sistema eletrônico de gestão arquivística. Quando um documento é
transmitido eletronicamente, o original é aquele que é recebido. Isto
porque a transmissão acrescenta metadados que o tornam mais completo e
capaz de gerar conseqüências. Neste caso, o documento armazenado pelo
remetente é considerado uma cópia.
Descarte Documentos:
Gerencie o descarte dos documentos com a implantação de
Termo de Eliminação que é instrumento onde deve constar
a relação dos documentos a serem eliminados e a
aprovação dos responsáveis. Mantenha os Termos no
Arquivo para possíveis consultas.
Defina e implante a metodologia de arquivamento dos
documentos da Instituição, visando:
localizar os documentos no instante em que
solicitados;
conservar junto, em um mesmo lugar, todos os
documentos relacionados com um determinado assunto, lugar, indivíduo,
firma ou instituição;
proporcionar lugar seguro e permanente para os
documentos.
Avalie os documentos que deverão ser mantidos no
arquivo considerando a exigência legal e a necessidade administrativa da
empresa. A redução de custos na manutenção de arquivos provém do não
arquivamento de documentos desnecessários e pela eliminação dos que já
perderam o valor legal ou administrativo.
Utilize pastas internas para dividir os assuntos
correlatos dentro das pastas suspensas, assim você localizará as subseções
da pasta de forma mais rápida.
Para
uma gestão eficaz do arquivo implante um controle de empréstimo de
documentos. Este controle poderá ser feito com o uso de divisórias
coloridas de papel, registrando-se o nome, ramal e data de retirada.
Os documentos retirados deverão ser substituídos temporariamente por estas
divisórias até sua devolução.
Antes
de arquivar um documento, leia-o, defina o assunto e avalie se a guarda
deste se faz necessária. Não aumente o volume de seu acervo
desnecessariamente.
O
sistema de arquivamento deve ser escolhido de acordo com o tipo de
documento, o volume e a freqüência de uso. Os documentos podem ser
classificados e organizados por assuntos, nomes de pessoas, instituições,
datas, lugares, em ordem numérica ou uma combinação de todos os
itens.
Para
considerar um documento como original, deve-se avaliar o contexto em que
este é gerado. Se o documento é produzido eletronicamente e a tramitação é
feita no papel (assinatura, circulação e arquivamento), o documento em
papel é considerado o original. Todavia, se o documento possuir
assinatura, fluxo e arquivamento em meio eletrônico, este é que será
considerado o original. Neste caso, o documento impresso será considerado
uma cópia.
Implante um sistema
informatizado para facilitar a pesquisa, controle
do descarte e empréstimo do material
do arquivo.
Ao
microfilmar seus livros contábeis, cujo período de guarda legal é de cinco
anos, as empresas reduzem em 98% o espaço físico ocupado pelas
encadernações, ganham agilidade na consulta aos dados e têm facilidade
para duplicá-los por segurança ou necessidade de acesso, sem risco de
alteração ou perda das informações originais.
Legislação
pertinente: Lei 5.433, de 8/5/1968; Decreto-Lei 486, de 3/3/1969; Decreto 64.567, de
22/5/1969; Decreto 1.799, de 30/1/1996 e Instrução Normativa DNRC 65, de 31/7/1997. Fonte:
Jornal do GED, v.10, n. 63, 2004.
As páginas de um “website” são consideradas documentos arquivísticos pois são produzidas e
recebidas no decorrer das atividades da instituição que as criou e, portanto, servem como fonte de prova dessas atividades.
Fonte CONARQ.
Classifique e arquive seus documentos ativos por assunto
e acondicione, de preferência em pastas suspensas, que facilitam a
localização e o acesso ao material. Identifique o assunto principal da
pasta de acordo com que está arquivando e coloque-as em ordem
alfabética. Dentro das pastas, separe os documentos por sub-assunto e
período, utilizando divisórias de cartolina.